10 mosse per creare un evento su Facebook

Ogni evento che organizziamo è un’occasione che nella maggior parte dei casi non si ripeterà più. Gestire la promozione di un evento su Facebook può essere il modo per trasformare questa occasione in un successo, a patto di farlo bene.

La maggior parte degli eventi aperti su Facebook viene gestito in modo da veder fallire, non solo il fine di raccogliere partecipazioni e adesioni, ma anche la possibilità di traguardare molti altri obiettivi paralleli. In questo articolo vedremo quali sono le buone pratiche di gestione del nostro evento, attraverso dieci azioni nelle fasi prima-durante-dopo, e quali risultati sono raggiungibili se sfruttiamo questo strumento nel migliore dei modi.

Aprire un evento su Facebook è facile, anche troppo. Così facile da indurci a pensare che un titolo, una data e un luogo siano sufficienti a farlo funzionare. Vediamo invece quali operazioni sono possibili e necessarie, per poter affermare di aver gestito in modo corretto la nostra comunicazione.

@1 – La progettazione

La progettazione è una delle fasi più trascurate nella creazione di un evento, in favore di un approccio più operativo. In realtà un’attenta analisi preparatoria ci permetterà di valutare dopo quali elementi hanno contribuito al successo o meno e di migliorare la nostra strategia le volte successive.
Un buon progetto deve chiedersi per prima cosa a chi ci rivolgiamo per poi definire quali decisioni prendere in relazione al nostro target. Perché rivolgerci ad un pubblico giovane, maturo, colto o appassionato dovrà determinare le nostre scelte relativa a data, titolo, grafica e linguaggio utilizzato per comunicare. Perché non esiste un modo di fare comunicazione che sia completamente neutro e ogni scelta ti avvicinerà o allontanerà dalle persone che desideri coinvolgere.

@2 – La struttura

Una volta chiarito a quale pubblico ti stai rivolgendo, puoi aprire il tuo evento avendo l’accortezza di inserire:
– un titolo, possibilmente breve e chiaro (oppure accattivante)
– la data e l’orario in cui si terrà l’evento
– l’indirizzo dove avrà sede, controllando se è possibile collegarlo ad un luogo registrato su Facebook
– una descrizione sintetica, che contenga le informazioni più importanti
– un’immagine di copertina, creata ad hoc per l’evento (misure: 784 x 295 pixel)
– un link ad una pagina del tuo sito, che contenga informazioni approfondite su contenuti, organizzazione e protagonisti.
Ricordati, inoltre, di selezionare l’opzione evento pubblico così che da renderlo visibile a tutti su Facebook e fuori.
Una volta terminato l’inserimento delle informazioni base, fai un controllo accurato perché siano prive di errori e chiare. Le informazioni complete, invece, dovrebbero essere contenute all’interno del tuo sito, dove hai modo e spazio di organizzarle in modo da soddisfare le esigenze di chi vuole approfondire.

@3 – Gli inviti

Creato l’evento è il momento di fare gli inviti che trasmetterai non solo a chi potrebbe partecipare, ma a tutte le persone che possono essere interessate, in modo da coinvolgerle nel tuo progetto, informarle sull’esistenza di un libro o un prodotto, far sapere loro di cosa ti stai occupando oggi. In sintesi, un evento è uno strumento di visibilità e coinvolgimento che va molto al di là della sua realizzazione fisica.
Coinvolgi in questa attività tutte le persone che lo stanno organizzando con te, perché le persone che ci conoscono e apprezzano sono propense a dedicarci maggiore attenzione.
Infine, ricorda che recentemente Facebook ha introdotto la possibilità di trasmettere gli inviti anche via email e sms.

@4 – La mailing-list

Ognuno di noi riceve molti inviti su FB (iscrizione a gruppi, cliccare mi piace su una pagina, partecipare ad un evento, etc etc), quindi ci stiamo abituando ad essere sempre più selettivi in base ai nostri interessi, ma anche alla percezione che la nostra partecipazione sia particolarmente gradita. Il modo migliore per far sentire una persona veramente gradita è quello di inviarle una mail personalizzata. Crea quindi un file excel con i nomi delle persone che consideri più vicine, o che non hanno un account Facebook, e invia una mail con le informazioni essenziali e un link all’evento (sul sito o su Facebook).

@5 – Mantenere vivo l’interesse

Tieni presente che un evento dovrebbe essere aperto circa un mese prima della data in cui si svolge, per dare modo alle persone di organizzare la propria partecipazione, e anche che in un lasso di tempo così lungo è probabile che le persone se ne dimentichino.
Per mantenere vivo l’interesse è quindi indispensabile preparare testi, immagini e link da condividere, dove anticiperai alcuni dei contenuti o presenterai i relatori, perchè questi aggiornamenti verranno notificati a tutti coloro che hanno espresso un interesse o l’intenzione a partecipare. Gli ultimi giorni potrai renderti utile pubblicando informazioni su come raggiungere il luogo con i mezzi di trasporto pubblico, sulla posizione di eventuali parcheggi e ogni altra informazione che possa agevolare la partecipazione dei tuoi invitati. Un altro elemento di vitale importanza consiste nel presidiare attivamente tutto ciò che accade, rispondendo ad ogni commento e ringraziando per l’attenzione, perché presenza e partecipazione sono modi con cui le persone ti sponsorizzano tra amici e conoscenti.

@6 – Le sponsorizzazioni

Uno degli errori più frequenti nella promozione di un evento consiste nel considerare come unico risultato traguardabile il numero di partecipanti, che invece sarà sempre molto inferiore all’interesse che potete suscitare. In questo caso le sponsorizzazioni sono un utile ed economico strumento per allargare i tuoi orizzonti.
Se stai organizzando la presentazione di un libro di favole, ad esempio, puoi approfittare dell’evento per informare della sua esistenza tutte le mamme in Italia con un’età compresa tra 23 anni e 40 oppure aumentare la fascia d’età e includere anche le nonne. Non solo… puoi dedicare una piccola sponsorizzazione verso i giornalisti, che potrebbero essere interessati a scrivere un articolo sul tuo libro oppure un’altra puoi dedicarla alle insegnanti di scuola materna o asili, e così via. L’abilità consiste nel riuscire ad individuare quante più realtà possono essere interessate a ciò che stai proponendo e raggiungerle con sponsorizzazioni mirate, anche con una spesa di pochi euro.

@7 – L’evento

L’inizio dell’evento in genere corrisponde alla fine delle attività di promozione. Praticamente una porta virtuale si chiude e quella reale prende il suo posto.
Ora prova a riflettere sul fatto che il lavoro fatto fino ad ora avrà coinvolto molte più persone di quante potranno partecipare ed escluderle dall’evento può generare una frattura che recupererai difficilmente anche postando qualche foto dopo.
L’ideale sarebbe sempre quello di riuscire ad organizzare uno streaming dell’evento oppure ingaggiare un amico o collega perché pubblichi qualche foto all’inizio, durante e alla fine, così da tenere un filo di rapporto che potrai consolidare nella fase di post-evento.
In ogni caso un buon fotografo potrà immortalare i protagonisti nei momenti più importanti, e sarà fondamentale per la fase successiva.

@8 – Il post evento

Il post evento, come dice il termine, ha inizio subito dopo l’evento e dovrebbe partire dai ringraziamenti verso chi ha organizzato l’evento, chi lo ha ospitato, chi ha partecipato e (molto meno scontato) ha chi ha mostrato il proprio interesse, contribuito alla sua diffusione e quindi alla sua riuscita.
Nei giorni successivi avrai modo di pubblicare la registrazione dell’evento o in alternativa le foto, scegliendo quelle che rappresentano al meglio il clima e le persone che avranno partecipato, cercando di limitarne il numero a non più di 10 e provando a sperimentare i tanti modi che FB ti propone per farlo. Potrai anche fornire la tua email personale per essere contattato direttamente e lasciare una porta aperta a chi vorrà proporti nuovi incontri e progetti.

@9 – Il sito

Come dicevamo all’inizio dell’articolo ogni evento è un’occasione unica, ma non su Facebook che per sua natura fa scorrere ogni nostra azione, trasformandola rapidamente in passato. Per questo motivo dovresti considerare la pagina del tuo sito come una cassetta di sicurezza dove conservare traccia di ogni contenuto, dalle informazioni organizzative alle immagini, e trasformare l’evento in una pagina della tua storia.

@10 – Mantenere i contatti

L’ultima operazione consiste nell’individuare tutte le persone con cui sei entrato in contatto durante l’organizzazione dell’evento (reali e virtuali) e invitarle a cliccare Mi Piace sulla tua pagina o chiedere l’amicizia dal tuo profilo. In questo modo il tuo circolo di contatti aumenterà, includendo persone interessate a te e a ciò che proponi. Un’attività questa che se fatta con costanza, e non solo in occasione degli eventi, ti permetterà di costruire un tuo pubblico.