Come avere una firma email perfetta

La firma email é lo strumento di comunicazione più diffuso, ma anche il più trascurato. In questo post analizzo che gli aspetti essenziali di una firma email perfetta. 

Comincio con l’ammettere che questo post è tutt’altro che originale e innovativo, ma lo definirei ahimè necessario. La firma email, pur essendo un elemento facilmente realizzabile da chiunque, è ancora lontana dall’essere utilizzata al massimo delle sue potenzialità. Da questa premessa è nata la mia decisione di condividere alcune buone pratiche, che non vogliono indicare una via unica verso la firma perfetta, ma costituire un elenco di informazioni da conoscere e considerare per realizzare la vostra firma email perfetta.

1. INFORMAZIONI
Le informazioni sono, ovviamente, il cuore della nostra firma e di base sono costituite da: nome, cognome, azienda, indirizzo, telefono, email. A queste possiamo aggiungere: titolo professionale, fax, pec e moltissime altre.

2. LUNGHEZZA 
La lunghezza varia dalle 4 righe in poi ma, per evitare che si estendano oltre misura, è consigliabile l’utilizzo di due caratteri speciali per raggruppare più informazioni in una riga: il trattino (-) e la barra verticale (|). Difficile dare maggiori indicazioni sulla lunghezza perché oggi abbiamo sempre più informazioni da comunicare ma, in linea di massima, sono più apprezzate le firme compatte rispetto a quelle che contengono una serie infinita di informazioni, incolonnate su altrettante righe.

3. CARATTERE 
La prima attenzione indispensabile riguarda la leggibilità di un font, quindi sceglietene uno semplice che faciliti la lettura, piuttosto che uno creativo ma illeggibile. Per le dimensioni, essere variano da font a font, ma sappiate che la dimensione più usata è 12 e la soglia di criticità è 10, al di sotto di questo valore la firma diviene un insieme di caratteri indistinti. Oltre al font potrete sceglie anche il colore del vostro testo: il grigio antracite per esempio è una scelta di minor contrasto con lo sfondo bianco delle email, pur mantenendo un’alta leggibilità.

4. LOGO
Un elemento a corredo della firma è costituito dal logo che può essere inserito come elemento grafico in calce alle informazioni. Le dimensioni del logo vanno scelte tenendo presente le sue caratteristiche e, anche in questo caso, vince il buon senso e la qualità. Per il formato, la grafica con cui lavoro (Lorenza), consiglia di optare per un .png con sfondo trasparente.
Sulle immagini presenti in una firma è importante sapere che alcuni browser di posta potrebbero renderle non visibili, quindi se scegliete di inserire il logo è bene considerarlo un elemento aggiuntivo. Analoga considerazione vale per la stessa firma, che dovrà essere tassativamente in forma testuale, per gli stessi motivi sopra descritti e per permettere al destinatario di copiare e incollare le informazioni contenute.

5. LINK
All’interno della firma è possibile inserire alcuni link: al vostro indirizzo email, al sito oppure ai profili social. Questa funzionalità rende la firma email un elemento di comunicazione efficace per voi e il vostro brand.

Ecco un esempio di email, a cui ispirarvi per cominciare, che contiene tutte le informazioni:

Mario Rossi
Responsabile Commerciale
Di Tutto Di Più srl

Via delle Quattro Fontane 56 – 00183 Roma (Italy)
mob +39 3484533852 – tel +39 067743902 – fax +39 067743903
[email protected] | dituttodipiu.com

Skype | Linkedin | Twitter | Facebook

ed ecco una versione della stessa firma in formato più compatto:

Mario Rossi
Di Tutto Di Più srl

Via delle Quattro Fontane 56 – 00183 Roma (Italy)
mob +39 3484533852 – tel +39 067743902

6. FACCIAMOLA BREVE 
In aggiunta alla firma estesa, vi consiglio di prepararne una più breve, da utilizzare per le comunicazioni interne e informali.

Mario Rossi | dituttodipiu.com
mob +39 3484533852 | [email protected]

7. DISCLAIMER
Spesso in calce alle email sono presenti alcune righe di tutela della privacy, che vi avvertono di cancellare l’email se l’avete ricevuta per sbaglio. Su questa pratica, diffusasi molto rapidamente negli anni passati, vi invito a leggere un articolo di Emiliano Bruni, che spiega molto bene quanto sia insensato e controproducente inserirle.

8. SMARTPHONE
Tra le dimenticanze più frequenti riscontriamo l’assenza della firma nelle email inviate tramite smartphone. Visto l’utilizzo sempre più frequente che ne facciamo, dovrebbe diventare uno dei buoni propositi per quest’anno e vi consiglio di optare per una firma breve, ma efficace.

9. MARKETING 
La firma email è anche un buon strumento di marketing, se contiene le informazioni giuste. Se la vostra organizzazione è composta da 5 persone che inviano ogni giorno 10 email a testa, alla fine della giornata saranno 50 le persone che riceveranno un link al vostro sito o profilo social. A fine settimana saranno 250 e a fine mese circa 1000. Ovviamente non è un automatismo, ma questi numeri possono darvi l’idea di quante persone, contattate in un anno, potrebbero essere interessate a sapere di più su voi e la vostra attività professionale. Ecco un esempio di utilizzo della firma per aumentare il traffico verso il vostro sito:

Mario Rossi | [email protected]
Blogger @ dituttodipiu.com
mob +39 3484533852
___________________________________________________
New post: Come creare una firma email perfetta

10. TEST 
Una volta progettata la vostra firma, eseguite un test inviando una mail a voi stessi. In questo modo potrete testarne l’efficacia generale e la funzionalità di ogni link.

Oltre la firma email perfetta c’è solo about.me

Per concludere ecco il link ad una piattaforma che vi permetterà di creare una personal card, completa di tutte le informazioni e personalizzabile in modo creativo: about.me. Una volta iscritti, potrete creare il vostro Personal Profile e utilizzarlo come firma in calce ai vostri messaggi.